۱۳۹۶/۰۵/۲۶ ۹:۴۷:۱۲ بعد از ظهر
خانه >> پیام نور >> شاخص های عملکرد و نقش آنها در بودجه ریزی عملیاتی


بودجه ریزی عملیاتی
بودجه ریزی عملیاتی

شاخص های عملکرد و نقش آنها در بودجه ریزی عملیاتی

بودجه ریزی عملیاتی

شاخص های عملکرد و نقش آنها در بودجه ریزی عملیاتی

ارتباط شاخص های عملکرد و بودجه ریزی عملیاتی بر میگردد به اینکه هر برنامه ای که مجلس بودجه ای به آن اختصاص می دهد لازم است که دستگاه های اجرایی شاخص عملکرد برای آن تعریف کنند چرا که معمولا سیاست گذاران به دنبال برقراری ارتباط مستقیم میان اقلام بودجه و شاخص های عملکرد هستند.یکی از مهمترین مراحل در اجرا بودجه ریزی عملیاتی استخراج شاخص های عملکرد برای سنجش عملکرد تشخیص بهینه منابع است.

بودجه ریزی عملیاتی
بودجه ریزی عملیاتی

سنجش عملکرد بخشی از حوزه سیاست گذاری عمومی است اما جایگزین تصمیم گیری سنتی نخواهد شد بلکه اطلاعات را به گونه ای سازمان می دهد که برای سیاست گذاران قابل انعقاد باشد

شاخص های عملکرد برای مدیران بودجه ای سازمان ها در دستگاه بسیار سودمند است وبرای تصمیم گیری در زمینه ۱٫مدیریت ۲٫ هدایت واحدهای اداری ۳٫برنامه ۴٫ارزیابی دستاورد

برنامه ها،می تواننداز آن بهره بگیرند.

شاخص های عملکرد درمان همه دردهای حوزه های مرتبط با خدمات عمومی نیستند!شناسایی تمرین و سودمند ترین شاخص ها نیازمند تجربه است!

در واقع شاخص های عملکرد اغلب بیش ازاینکه به ارائه پاسخ بپردازد به طرح پرسش می پردازد با وجود اینکه تا زمانی که تصمیم گیرندگان بودجه ای نسبت به سنجش عملکید رویکرد واقع بینانه ای داشته باشند این شیوه می تواند نتایج مثبتی داشته باشد!به طور کلی می توان گفت سه نوع شاخص عملکرد داریم:۱٫کارآیی:که به میزان تححق آرمان و هدف بدون در نظر گرفتن هزینه ها تاکید می کند.(میانگین مرگ و میر در سال مالی دوم در بزرگراه ها ناشی از نقص خودرو ها در مقایسه به سال مالی اول)

۲٫اثربخشی:تاکید به نحوه استفاده از منابع بدون توجه به مقدار خدمات ارائه شده در مقایسه با مقدار منابع به کار رفته.(هزینه هر نفر شرکت کننده در یک سمینار)

۳٫حجم کار:الف:رایج ترین شیوه ارزیابی عملکرد  ب:در خدمت اهداف عملیاتی مختلفی است    ج:ولی در مورد کیفیت کار اطلاعات جندانی نمی دهد(تعداد چراغ های راهنمایی نصب شده)

دلایل سنجش عملکرد

یکی از دلایل سنجش عملکرد ۱٫افزایش پاسخ گویی است:شاخص عملکرد به تصمیم گیران و شهروندان میده که در اثر بخشی فعالیت های سازمان و دستگاه های اجرایی را به اندازه گیری کند.

۲٫بهبود ارائه خدمات و کالاها:اطلاعات عملکرد درباره اینکه آیا برنامه ها،طرح ها و سیاست ها کارآیی دارند پاسخ روشنی ارائه می کند.

۳٫تعیین سطح فعالیت سازمان یا دستگاه های اجرایی با توجه به بودجه دریافتی:شاخص عملکر ارزیابی میزان کالاها و خدماتی را که می توان با منابع تخصص یافته ارائه دادمشخص می کنند.

۴٫اطلاع رسانی به شهروندان:شاخص های عملکرد برای عموم توضیح می دهند که درآمد های حاصله هدف چه فعالییت هایی شده یا می شود.

برنامه ریزی راهبردی و شاخص های عملکرد:

شاخص های عملکرد درباره اینکه آیا اهداف یا برنامه های انتخاب شده فعالییت ترین هستندیا خیر اطلاعاتی ارائه نمی دهند و سیاست گذاران باید در چار چوب فرآیندهای سیایت گذاری و برنامه ریزی راهبردی درباره این مسائل تصمیم گیری کنند براساس برنامه ریزی راهبردی هر سازمان این اطلاعات قابل استخراج است:۱٫وظیفه قانونی سازمان چیست۲٫هدف عمومی این سازمان وظیفه چیست۳٫چگونه باید به این اهداف برسیم۴٫چگونه از موفقیت خودآگاه شدیم

انواع شاخص های عملکرد

شاخص های عملکرد را می توان به گروه های مشخص تقسیم کرد که هر کدام از این شاخص ها اطلاعاتی در مورد برخی از جنبه های برنامه های بودجه ای تحت ارزیابی ارائه می دهند :این گونه عبارتند از :

نتایج:چه چیزی برای مشتریان سازمان تغییر کرده است؟

ورودیها:منابع برنامه کدام اند؟

خروجی ها:سطح فعالیت سازمان چیست؟

اثربخشی:منابع سازمان چگونه مورد استفاده قرار می گیرند؟

خدمات:مشتریان سازمان چه نظری دارند؟

اثربخشی هزینه ای:در ازای هر واحد اعتباری که هزینه می شود چه چیزی بدست می آوریم.

توضیحی:چه اطلاعات دیگری بر عملکرد سازمان تاثیر می گذارد؟

شاخص های نتایج:میزان تحقق اهداف برنامه است در مواقع نتایج آن چه سازمان انجام می دهد نیست!بلکه بیانگر این است که آنچه سازمان انجام می دهد چه تفاوتییی یا اثر در زندگی شهروندان یا مشتریان ایجاد می کند.در واقع شاخص های نتایج اثرات واقعی برنامه هستند

شاخص های ورودی:میزان منابعی را نشان می دهد که برای برنامه خاصی سرمایه گذاری شده و خروجی و نتایج را نشان می دهد.شاخص های ورودی را می توان برای نشان دادن هزینه های کل ترکیب منابع یا میزان منابعی که در مقایسه با سایر اقدامات به یک فعالیت اختصاص یافته است به کاربرد برخی از شاخص های ورودی :۱٫تعداد کارمندان تمام وقت یک سازمان ۲٫تعداد ساعت کار انجام شده ۳٫کل هزینه های عملیاتی ۴٫حجممنابعی که صرف خرید تجهیزات شده است

شاخص خروجی:نمایانگر میزان محصولات یا خدمات ارائه شده با مقدار کار انجام شده این شاخص ها خروجی یک فرایند را تشریح می کنند و اینکه به چه میزان کار انجام شده است محدود هستند چون در مورد هیچ اطلاعاتی ارائه نمی کنند (میزان اهداف،کیفیت خدمات یا محصولات،اثر بخشی ارائه خدمات و محصولات)برخی از شاخص های خروجی:۱٫تعداد مجوزهای صادر شده ۲٫میزان پیاده روهای مرمت شده ۳٫تعداد دانش آموزان تحصیل کرده اند ۴٫تعداد پرونده های قضایی بررسی شده ۵٫تعداد دستگیریها توسط پلیس

شاخص های اثر بخشی:میزان کار نشان می دهد که با استفاده از منابع به کار رفته انجام شده است اغلب به صورت هزینه هر واحد بیان می شوند مثال (هزینه هر بار )

شاخص های خدمات:اثر بخشی برآورد ساختن انتظارات مشتریان اغلب اعتماد،دقت،توانمندی، پاسخگویی است.کیفیت خدمات از جمله شاخص هایی است که می توان از طریق بخش خطاها یا شکایات مورد ازمون قرار گیرد.برخی از شاخص های کیفیت:درصد دقت در صدور مجوزها-تعدادشکایات مشتریان-تاخیر در پاسخگویی به مشتریان به دلیل دوباره کار و اصلاح

شاخص های اثربخشی هزینه ها:عناصر اثر بخشی و نتیجه راب ایک شاخص واحد میسنجند. تدوین این شاخص ها سخت است ولی در صورت اطلاعات ارزشمندی در اختیار مدیران بودجه ای و تصمیم گیران قرار می دهد برخی از شاخص های اثر بخشی هزینه ها عبارتند از:۱٫هزینه هر دانش اموزی که فارغ التحصیل می شود. ۲٫هزینه هر درصد کاهش تصادفات مرگبار در بزرگراه ها ۳٫هزینه آزادی هر زندانی که به ارتکاب مجدد جرم نمی پردازند

شاخص های توضیحی:برای تامین اطلاعات مختلفی به کار می روند که برای درک عملکردسازمان به کاربران کمک می کند.این شاخص ها خارج از کنترل سازمان هستند.از جمله شاخص های توضیحی می توان به ۱٫ تعداد مشتریانی که تحت پوشش برنامه قرار می گیرند. ۲٫تعداد درخواست های دریافت شد ۳٫تراکم جمعیتی در مناطقی که از حمل و نقل عمومی استفاده می شود.

سلسله مراتب شاخص ها:شاخص های عملکرد در هم سطوح تصمیم گیری به کار گرفته می شوند در اکثر مورد شاخص های نتایج بهترین شاخص ها در مباحث مربوط سیاست گذاری هستند به عنوان مثالهدف برنامه چیست؟آیا به هدف می توان دست یافت شاخص های خروجی و اثر بخشی برای تصمیم گیری مدیریتی و عملیاتی سودمند اگر این شاخص ها به ترتیب صحیحی به کار روند میتوانند در سطوح مختلف سازمانی مورد قبول واقع شوند.

شاخص های مربوط به سیاست ها اغلب مواردی همه چون راهبردها برنامه های بلند مدت میزان تحقق آرمانمها و اهداف را در می گیرند در حالی شاخص های مربوط به برنامه ها اغلب خروجی نگر هستند و مواردی هم چون عملیات برنامه ها کوتاه مدت و نحوه ارائه خدمات و کالاها را در بر میگیرند.

توالی شاخص ها:شاخص ها را می توان هم چون طیفی تلقی کرد که خروجی در یک سوء(سطح ۱)و نتیجه گیری در سویدیگرآن قرار دارند

معایب شاخص های عملکردی: ۱٫آنچه که در بخش عملکرد بسیاری اساسی  می باشد این است که استفاده اثر بخش از شاخص های عملکرد در تصمیم گیری نیازمند گذشت زمان بوده و مقوله ای بلند مدت است! ۲٫شاخص های عملکرد فقط اطلاعات هستند بالاخره اینکه شاخص های عملکرد در تصمیم گیری نیازمند پایبندی به آنها در عرصه اجراست.به طور کلی سنجش عملکرد برای آن دسته از دستگاه ها و سازمان ها که می توانند به روشنی آنچه را که انجام می دهند اندازه گیری کنند و نمایش روز افزون عملکرد آنها معمولا به املاک منابع بیشتر منجر می شود مطلوبست بیشتری دارد ولی بسیاری از واحدهای فعالیت دولت نتایج به ویژهدر کوتاه مدت دشوار است شاخص ها برای بهبود عملکرد طراحی شده اند ولی گاهی ممکن است دارای پیامدهای ناخواسته باشند از جمله ۱٫شاخص ها توجه را بر انچه سنجیده می شود متمرکز می کنند. ۲٫شاخص ها جنبه های عینی برنامه ها و عملکرد سازمان را افزایش می دهند ۳٫شاخص ها ممکن است به تقلب یا خرابکاری بیانجامد.

ارتباط مدیریت نتایج و سنجش عملکرد

سنجش عملکرد یکی از شیوه های سنجش پیشرفت برنامه یا فعالیت در رسیدن به اهداف مورد نظر است.برای تعریف عملکرد مورد نظر ردیابی داده ها و کنترل پیشرفت ارزیابی میزان دستیابی به عملکرد مورد نظر و گزارش عملکرد به سیاست گذاران و شهروندان را ایجاد کند بودجه ریزی عملیاتی با استفتده از شاخص های عملکرد برای رسیدن به نتایج مطلوب برای رسیدن به نتایج مطلوب تشخیص منابع مالی را با برنامه ها مرتبط می سازد

سیستم سنجش عملکرد و مراحل آن

یک سیستم جامع سنجشس عملکرد می تواند به افزایش حمایت درونی و بیرونی از هدف عمومی و کلی سازمان کمک کند اهمیت این پایبندی و احساس تعهد مستقر است!ایجاد یک سیستم جامع سنجش عملکرد حداقل دارای ۱۰ مرحله می باشد

۱٫تقویت مشارکت و ارتباط درون سازمانی :ارتباطات درون سازمانی وبرون سازمانی معنا دارد در برابر این فرایندی تواند موجب نتایج ارزشمند شود.۱٫ارتباطات روشن و مستقر با دسس اندرکاران می تواند نیاز به تغییرات مکرر در شاخص ها را کاهش داهد ۲٫در مرحله نخست باید در دیدگاه های مدیران برای تعیین جهت پیگیری فرآیند آگاه شد ۳٫از کارمندان عملیاتی برای کمک به شناسایی شاخص هایی که یتوانند اطلاعات به موقع و معنادار با هزینه گرداوری در اختیار شما قرار دهند استفاده کرد ۴٫در ابتدا کار نمایندگان مجلس درباره مقرارت سازمان مشورت شود تا از سودمندی شاخص ها پیشنهاد برای تصمیم گیران مطلع شوید یکی از ملاحظات اساسی این فرایند انعکاس مقابل قانونگذاران در تعیین شاخص هاست! ۵٫و بالاخره و اینکه بایدسازمان برای سنجش اعتبار و اهمیت شاخص ها نظر خواهد شد.

۲٫انتخاب شاخص های عملکرد و معیارهای آن:برای انتخاب شاخص های عملکرد باید معیارهای رادر نظر گرفت از جمله:۱٫شاخص باید تاثیرات سازمان را اشکار کند به عبارت دیگران اهداف و ارمانها سازمان ارتباط مستقیمی برقررار سازد ۲٫در انتخاب شاخص باید از گرایش به مدیریت خود پرهیز شود یعنی شاخص ها برای دربرگرفتن فعالیت های چند گانه از گستردگی کافی برخوردار باشند ۳٫شاخص های سازمان باید مواردی را که اعتبار بهآن تعلق میگیرد هدف قرار دهد یعنی باید با گروه های هزینه ای عمده برنامه ارتباط داشته باشند. ۴٫شاخص ها باید موفقیت سازمان  را به نمایش بگذارند یعنی نمایانگر دستاوردهای اصلی باشند بتوانند و سازمان و کارمندان رابرآنچه که باید بهبود متمرکز کنند ۵٫شاخص ها  باید به پرسش هایی که برای قانون گذاری و سایر تصمیم گیران مهم است پاسخ دهند ۶٫شاخص ها با ید اثر بخشی هزینه ها را در نظر بگیرند چرا گرد اوری اطلاعات باید از لحاظ هزینه توجیه پذیر باشد.

۳٫تعریف شاخص ها:یکی تعریف کامل باید شامل این موارد باشد اینها مواردی هستند که ممکن است خارج از کنترل زمان باشند تعاریف باید روشن _دقیق و غیر قابیل تغییر متفاوت باشند

  • شرح آنچه که شاخص باید نشان بدهد
  • داده های ویژه مورد نیاز
  • منبع داده ها و نحوه گردآوری آنها
  • روش شناسی روشن و دقیق محاسبه شاخص ها
  • وشناسایی محدودیت داده ها

۴٫ویژگی های شاخص های عملکرد:۱٫شاخص ها باید معتبر و برای و تصمیم گیران و مدیران برنامه سودمند باشد ۲٫شاخص ها برای شهرمکندان روشن و قابل درک۳٫و با هدف عمومی برنامه همخوانی داشته باشد

برای مثال اگر شاخص های اگر شاخص برنامه ای که برای سازمان دخانیات می شود درامد فروش باشد در حالی که هدف عمومی دولت کاهش مصرف دخانیات است در این صورت شاخص با هدف برنامه همخوانی نخواهد داشت.

یکی دیگه از ویژگی های شاخص های عملکرد پاسخ گو بودن نمایانگر تغییرات سطح عملکرد باشد برای مثال اگر یکی از شرکت های دولتی بریا جلب رضایت مشتری جوایزی را دریافت کند یا بدهی مشتریانی را که به صورت حساب خود اعتراض می کند ببخشد و باعث کاهش چشمگیر سود شرکت شود این شاخص نشان دهند هیچ بهبود واقعی و مطلوبی در ارائه خدمات به مشتریان محسوب نمی شود.ویژگی بعدی اعتبار است اگر نیروی انتظامی بخواهد میزان جرایم در پارک ها را کاهش دهد تعداد بدهکاران دستگیر شده را به عنوان شاخص خود اتحاب کند این شاخص نشان نمی دهد کهآیا این میزان جرایم واقعا کاهش یافته یا خیر شاید تعداد جرایمی که هر ساله توسط بازید کنندگان از پارک گزارش شود شاخص بهتری باشد.و دیگر ویژگی های شاخص عملکرد قابل اتکاست و اثر بخشی هزینه و سودمندی و قابلیت دسترسی و مقایسه پذیری شاخص باید عملکرد کنونی را با عملکرد سال های قبل یا عملکرد دیگران مقایسه کند.هم خوانی با سیستم مالی:باید با سیستم های مالی و عملیاتی هم خوانی داشته باشد.وضوح:شاخص باید اطلاعات را به گونه ای ارائه بدهد که برای افراد مختلف قابل درک باشد.

۵٫گرد آوری داده ها:ابزارهای گرد اوری ۱٫نظر سنجی ۲٫گروه های کاری ویژه۳٫کارکنان آموزش دیده ۴٫فرم های گرد اوری اطلاعات  ۵٫سیستم های مدیریت  اطلاعات برای اطمینان از وقت و انجام گرد اوری داده ها ۳ نکته را باید در نظر گرفت

۱٫آموزش:باید دستور العمل روشن درباره نحوه ایستفاده از ابزارها و انجام سایر فعالیت ها گرد اوری در اختیار گرد اوری داد در اختیار گرد اوری داده قرار گیرد

۲٫محرمانه بودن اطلاعات:باید رهنمودهای روشنی برای محرمانه نگه داشتن اطلاعات دریافتی تنظیم شود و پاسخ دهندگان را از آنها مطلع سازد

۳٫سیستم های گرد اوری باید برای کمک به تحمیل گرد اوری و گزارش دهی دقیق اطلاعات از کنترل های موثر بر خودار باشند

۶٫شناسایی فرصت های بهبود:سازمان ها برای شناسایی فرصت های بهبود می توانند از ابزارهای مختلفی استفاده کنند از جمله این ابزارها مقایسه استمقایسه فرایند دسته بندی فعالیت ها فرایند و تولیدات سازمان در مقایسه با دیگران رقابت انهاست در بخش خصوشی در مقایسه و ارزیابی شاخص ها و سودمندی آنها با گذشت زمان تغییر می کند باید به صورت ادواری شاخص ها و سودمندی را ارزیابی کرد در صورت نیاز تغییر داده شود

۷٫تعیین اهداف عملکرد:مرحله بعد در این مرحله باید ملاحظاتی را درنظر گرفت از جمله ۱٫الزامات قانونی سازمان کدام است ۲٫مشتریان چه می خواهند؟ ۳٫تصیم گیران به دنبال چه چیزه هستند ۴٫چه جیزی را می توان ارائه کرد اهداف باید واقع میانه و تحقق پذیر باشند

۸٫تحلیل داده ها و ارزیابی عملکرد:فرایند کسب داده ها و سازماندهی اطلاعات به گونه ای که به نتیجه گیری مسیر میباشد تحلیل داده ها نام داردملاحظاتی تحلیل داده ها در نظر گرفت این است که ۱٫باید هم عوامل تاثیر گذار بر عملکرد ارزیابی زشود ۲٫از نظرات کارمندان دست اندرکاران برنامه ها درباره نتیجه گیری استفاده شود. ۳٫تحلیل آماری ممکن استنیازمند کمک متخصص خارج از سازمان باشد

۹٫استفاده از شاخص عملکرد به عنوان ابزار مدیریتی:برای پایبندی مدیریت به استفاده از اطلاعاتدر استفاده از شاخص های عملکرد موارد اهمیت اساسی دارند از حمله ارائه آموزش در مورد شیوه طراحی شاخص و استفاده از انها توسط کارکنان استفاده عملکردی واقعی در ارائه گزارشات به تصمیم گیران.اطلاع رسانی به کارکنان و مشتریان درصد مزیت ها و محدودیت های انستفاده از شاهص ها ی عملکرد تنظیم سیستم های منابع انسانی در راستای تاکید به نتایج

۱۰٫گزارش عملکرد:اصلا مردم می خواهند بدانند که عملکرد برنامه های درست چگونه بوده است اطلاعات عملکرد می تواند موجب کاهش بین مردم شود در ارائه گزارش عملکرد مواردی را باید در نظر گرفت از جمله :۱٫گزارشات باید ساده و معنادار باشند و کاربران بتوانند به راحتی از انها استفاده کنند ۲٫گزارشات باید منظم و در فواصل معین ارائه گردند و مقدار گزارش نباید از حد باشد ۳٫برای مخاطبان مختلف گزارشات متفاوتی تهیه شود ۴٫به اطلاع رسانی در بازه نتایج برنامه هاای اجرا شده از یک رسانه استفاده کنید ۵٫فرایند گزارش دهی منظمی ایجاد و در سیستم های مدیریت گنجانده شود. ۶٫گزارشات اهداف سازمان بیان و داده ها ی مبنا و اهداف گنجانده شود ۷٫پیشرفت به سوی تحقق اهداف سازمان تشریح شود.

 

نکات:

  1. کارایی یکی ازشاخص های عملکرداست که برمیزان تحقق آرمان یاهدف بدون درنظرگرفتن هزینه هاتاکیدمی ورزد.(صفحه۹۴)

۲٫یکی ازویژگیهای شاخص عملکردقابل اتکابودن است که به معنای این است که شاخص همواره بایداطلاعات دقیق وصحیحی ارائه دهد.(صفحه۱۱۲)

۳٫شاخص اثربخشی،یکی ازانواع شاخص های عملکردکه نحوه استفاده ازمنابع رابدون توجه ویژه به مقدارخدمات ارائه شده درمقایسه بامقدارمنابع به کاررفته رانشان می دهد.(صفحه۹۵)

۴٫قابلیت دسترسی یکی ازویژگی های شاخص عملکرداست که اطلاعات ادواری رادرباره نتایج می دهد.( صفحه۱۱۲ )

۵٫شاخص حجم کاردرباره کیفیت کاراطلاعات چندانی نمی دهد.(صفحه۹۵)

۶٫اعتباریکی ازویژگی های شاخص عملکرداست که حاوی اطلاعات موردنیاز است.(صفحه۱۱۲)

۷٫رایج ترین شیوه ارزیابی عملکرشاخص حجم کاراست.(صفحه۹۵)

۸٫دربحث سلسله مراتب شاخص ها، بهترین شاخص ها،درمباحث مربوط به سیاست گذاری شاخص های نتایج است.(صفحه۱۰۳)

درباره‌ی پرهام پارسا

.:: شما به دنیا آمده اید که کسی باشید که خود، خودتان را طراحی میکنید ::.اگر بارها و بارها وبارها شکست خوردید، دست رد به سینه تان زدند، اگر گفتند “روی من حساب کن” و دیگه از آنها خبری نشد؛ هرگز به خودتان نگویید این پایان کار است. به خودتان بگویید هنوز تمام نشده، آنقدر ادامه میدهم تا زمانی که پیروز شوم

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Security Code(کد امنیتی): *