۱۳۹۶/۰۳/۰۴ ۳:۰۷:۳۶ بعد از ظهر
خانه >> پیام نور >> مبانی،مفاهیم ومراحل بودجه ریزی عملیاتی ۱


بودجه ریزی عملیاتی
بودجه ریزی عملیاتی

مبانی،مفاهیم ومراحل بودجه ریزی عملیاتی ۱

مبانی،مفاهیم ومراحل بودجه ریزی عملیاتی

بودجه ریزی عملیاتی
بودجه ریزی عملیاتی

مقدمه:

بودجه ریزی عملیاتی به عنوان مبنایی برای بهبود کارایی و بهره وری دولت ها قلمداد می شود و می تواند پاسخگویی دولت را افزایش دهد.

– فرایندشکل گیری مبانی بودجه ریزی عملیاتی

در سال های اخیرپژوهش های مختلفی برای بررسی نحوه ی اجرای بودجه ریزی عملیاتی و اثار ان بر مبنای نظرسنجی از مقامات بودجه ای در ایالت های مختلف امریکا صورت گرفته است.

محور اصلی این پژوهش حول این پرسش است که ایا امکان اجرا بودجه ریزی عملیاتی وجود دارد.ملکرزو ویلافبی برای پاسخ به این سوال نظرسنجی های مختلفی را در ایالت های امریکا انجام دادند و دریافتند که به جز ۳ ایالت همه ی ایالت ها دارای الزامات بودجه ریزی عملیاتی هستند به طوری که ۳۱ ایالت دارای قوانین هستند که بودجه ریزی عملیاتی را الزامی می سازد ولی ۱۶ ایالت برای الزامات اجرایی دارای بودجه ریزی عملیاتی از قبیل دستورالعمل ها و رهنمودهای بودجه ای هستند.

جوردن و هکبارت نتایج نظرسنجی از مقامات اجرایی بودجه ی ایالتی را به منظور تعیین اثار عملیاتی کردن بودجه بر تصمیمات بودجه ای را ارایه نمودند.براین اساس بیش از نیمی از مقامات بودجه ای که نظرسنجی شرکت کرده بودند گفته اند که شاخص های عملکرد برای تصمیم گیری در زمینه تخصیص منابع یا تدوین بودجه ابراز اساسی هستند.

بروم نیز معتقدند که اطلاعات مبتنی بر عملکرد بیش از سایه مسایل بودجه ای برای بهبود مدیریت سودمندند

ملکنز و ویلافبی براین مبنا نتیجه گرفتند که اطلاعات عملکردی بیشترین تاثیر را در سطح سازمان دارد اگر چه در سازمان مرکزی بودجه تاثیر کمتری دارد.

وایت به این نکته اشاره می کند که دلیل ناکامی اصلاحات بودجه ریزی، گستردگی محدوده ی اطلاعات و هزینه هایی است که برای اتخاذ این گونه تصمیمات ضروری است.برنه و لی دریافتند که استفاده از شاخص های اثر بخش عملکرد نرخ های بهره وری در بودجه های ایالتی ،از ۱۹۹۰ تا ۲۰۰۰ کمی کاهش یافته است.در یکی از معدود مطالعات تجربی که در مورد تاثیر بودجه ریزی عملیاتی توسط کلاس و دافرتی انجام گرفته ،به جای اطلاعات استنباطی ،از داده های تجربی استفاده شده است.این پژوهش استفاده از سری زمانی هزینه های ثایت سرانه ی  ایالت ها، وضعیت قبل و بعد از اجرا بودجه ریزی عملیاتی را تحلیل کرده،و چنین نتیجه گیری می کند که اجرا بودجه ریزی عملیاتی ،چه براساس الزام قانونی و چه براساس الزام اجرایی،به طور اشکاری با مخارج سرانه ثابت ارتباط مثبت دارد.

نکته ای که در خصوص پژوهش های مرتبط با بودجه ریزی عملیاتی وجود دارد این است که بیشتر ان ها بر نظر سنجی مبتنی اند.در واقع نتایج انها به درک و استنباط  مقامات سازمان ها،دستگاه های اجرایی و مقامات بودجه ای بستگی دارد که لزوما بازتاب تاثیرات واقعی نیست.

 

-مفاهیم،اهداف،ویژگی ها و مراحل بودجه ریزی عملیاتی

مفاهیم و اهداف

بودجه ریزی عملیاتی عبارت است از:برنامه عملکرد سالانه به همراه بودجه ی سالانه که رابطه ی بین میزان وجوه تخصیص یافته به هر برنامه با نتایج به دست امده از اجرای ان برنامه را نشان می دهد .

در این شیوه بودجه ریزی،بودجه ریزی هر برنامه یا دستگاه اجرایی همراه با نتایج پیش بینی شده ارایه می شود و به روشنی ارتباط بین بودجه ی هزینه شده توسط دولت و نتایج حاصله برای مردم مشخص می گردد.در تعریف دیگر « بودجه ریزی عملیاتی »به معنای شیوه ی تدوین و نهایی سازی درخواست یک سازمان برای تخصیص منابع است که از طرح راهبردی ان سازمان نشات میگیرد.در بودجه ی عملیاتی ،تمامی فعالیت های مستقیم و غیرمستقیم مورد نیاز برای رسیدن به اهداف یک برنامه و هزینه ی دقیق هریک از فعالیت ها مد نظر قرار می گیرد.از طرف دیگر بودجه ریزی عملیاتی استفاده نظام مند از اطلاعات عملکردی است که از طریق سیستم های اطلاعات عملکرد تولید می شود.

مدل های بودجه ریزی عملیاتی به دنبال رسیدن به دو هدف هستند.نخست،تدوین بودجه ای اثربخش و دوم ،بهبود عملکرد سازمان .هدف نخست به بهبود کارایی تخصیصی از طریق اولویت بندی مخارج اشاره دارد که درخود بودجه نهفته است و هدف دوم به استفاده اثر بخش تر هر سازمان از منابع مالی تخصیص یافته اشاره دارد.دربسیاری از مدل های بودجه ریزی عملیاتی ،بهبود عملکرد سازمان به عنوان محور اصلی مورد تاکید قرار می گیرد.یکی دیگر اهداف اصلی بودجه ریزی عملیاتی کاهش فشار نفوذهای سیاسی بر فرایند تخصیص منابع با بهره گیری از ارزیابی عقلانی اقلامی است که با منابع عمومی خریداری می شوند.

بودجه ریزی عملیاتی ،با مرتبط کردن تصمیمات بودجه و عملکرد دولت ، راهی برای تقویت پاسخ گویی دولت ارایه می دهد.

بودجه ریزی در اصل تخصیص منابع است و ذاتا مستلزم تعیین اولویت هاست.در مفهومی گسترده تر،بودجه ریزی محل نزاع گزینه های رقیبی است که در چارچوب ان باید معین شود که چه مقدار از منابع محدود در میان تعداد زیادی از اهداف ملی ضروری تقسیم شوند.

بودجه ریزی عملیاتی در طی فرایند خود بردو محور اصلی زیر متکی است:

– بهبود کارایی فنی از طریق تعیین میزان کارایی و بهره وری سازمان ها برای مدیران انها

– بهبود اثربخشی از طریق مطلع کردن مدیران ازمیزان تحقق اهداف و مقاصد مورد نظر سازمان ها متبوع ایشان

تاکید براین محور ها حداقل به ۵ دسته اطلاعات نیازمند است:

-اطلاعاتی درباره ی میزان تقاضا یا نیاز برای کالا یا خدمات یک سازمان

-اطلاعاتی درباره میزان کار و فعالیت مورد نیاز برای پاسخ گویی به تقاضای پیش بینی شده ی خدمت یا کالا

-اطلاعاتی درباره ی بهره وری یا کارایی عملیاتی در ارایه خدمات عمومی

-اطلاعاتی درباره ی اثربخشی فعالیت های سازمان ها

 

ویژگی های بودجه ریزی عملیاتی

-سیاست گذاران،مدیران،ودر اکثر موارد شهروندان را از طریق توسعه ی برنامه های راهبردی،شناسایی اولویت های هزینه ای و ارزیابی عملکرد در تصمیمات بودجه ای مشارکت می دهد.

-دارای چشم اندازی بلند مدت است و با شناسایی ارتباط میان برنامه ریزی راهبردی و تخصیص منابع ،بیشتر به افق های بلند مدت می نگرد.

-بر نتایج تاکید می کند.بخش ها در برابر استاندارد های مشخص عملکردی پاسخ گو هستند.

-انعطاف پذیر است.در این شیوه اعتبار به صورت یکجا تخصیص می یابد و در تعیین بهترین شیوه نیل به نتایج،به مدیران ازادی عمل بیشتری می دهد.

-بر برنامه ریزی از طریق برنامه ریزی راهبردی  واستفاده از ساختار برنامه تاکید دارد.

-سطوح مورد انتظار عملکرد برای هر سطح از مخارج و تعیین اولویت های هزینه ها در بودجه را تعیین می کند.

محور اصلی بودجه ریزی عملیاتی بهبود عملکرد سازمان است.

در این شیوه بودجه ریزی دو نوع پیوند بین نتایج ومنابع قابل تصور است.نخستین پیوند،رابطه ی بین بودجه ی سازمان و نتایجی است که انتظار می رود سازمان با منابع تخصیص یافته کسب کند.پیوند دیگر،رابطه ی بین دستاورد های گذشته سازمان و بودجه های سازمان است که پیوند گذشته نگر نامیده می شود.

 

ارتباط منابع با نتایج مورد انتظار

یکپارچه سازی کامل اهداف و بودجه در صورتی توجیه پذیر است که بین هزینه ها و نتایج رابطه ی محکمی وجود داشته باشد.در این صورت بودجه ریزی عملیاتی به موضعی نسبتا ساده تبدیل می شود.

فرض کنید که:

۱-تصمیم گیرندگان اصلی در فرایند بودجه ریزی می توانند نتایج مورد انتظار از هر یک از سازمان ها را به خوبی تصریح کنند و در نتیجه می توانند به خوبی و بدون هیچ هزینه ای ،میزان تحقق این نتایج را تعیین نمایند.

۲-هر سازمانی مدیریت کامل تولید نتایج مورد نظر را بر عهده دارد.

با توجه به این فرضیات ،تصمیم گیران بودجه ای می توانند تخصیص بودجه ی هر سازمان را به عنوان تابعی از نتایج مورد انتظار ان مشخص کنند.

 

ارتباط منابع با نتایج واقعی

ابتدا از محکم ترین نوع پیوند یعنی اصل پرداخت در برابر نتایج اغار می کنیم.

دو ویژگی بارز اصل پرداخت در برابر نتایج،ایجاد پیوندی خودکار بین تامین بودجه و نتایج و تکیه بر شاخص های عینی عملکرد فرایند بودجه ریزی است.مثلا فرض کنید تامین اعتبار هر سازمانی تنها براساس قیمت هر واحد خروجی است که ارایه می دهد.بنابراین،تامین اعتبار با خروجی واقعی ارتباط مستقیم دارد.پرداخت در ازای نتایج به معنای این است که اگر نتایج واقعی کمتر از نتایج مورد انتظار باشند،منابع مالی سازمان نیز بر همان اساس کاهش می باید.

اصل پرداخت در برابر نتیجه در پی ان است که بازخورد دقیقی را میان  نتایج واقعی و تامین مالی ایجاد کند.ولی می توان پیوندهایی را ایجاد کرد که انعطاف پذیرتر هستند و از برخی جهات با سیستم های خالص پرداخت در ازای نتیجه تفاوت دارند.نخست اینکه ،می توان سیستم پرداخت در ازای نتیجه را به عنوان عنصری تکمیلی و فرعی در تامین اعتبار سازمان به کار برد.دوم اینکه،می توان تامین مالی را با عملکرد گذشته مرتبط ساخت،ولی عنصری ذهنی یا قضاوتی را نیز در رتبه بندی عملکرد گذشته در نظر گرفت.سوم اینکه،ممکن است استفاده از اطلاعات نتایج واقعی درتخصیص مالی به خودی خود رخ ندهد.

مشکلات بودجه ریزی عملیاتی:

-سنجش عملکرد:سنجش نتایج دشوارترین مسله است.

-پیچیدگی فرایند پاسخ گویی به دلیل تقسیم مسولیت ها

-ابهام در اهداف مورد انتظار

 

مراحل بودجه ریزی عملیاتی

بودجه ریزی عملیاتی به دنبال تخصیص بهینه منابع به برنامه ها و فعالیت های یک سازمان،یا دستگاه اجرایی است.تخصیص بهینه در ۲ حالت می تواند رخ دهد،از یک طرف مکانیسم تخصیص بودجه به برنامه ها و فعالیت ها کاراتر شود،و از طرف دیگر ارتباط برنامه و فعالیت ها با رسالت ها  و اهداف سازمان ،یا دستگاه اجرایی ارتباطی دقیق باشد.برای رسیدن به این هدف فرایند زیر را می توان در نظر گرفت:

-شناسایی رسالت ها،ارمان ها و مقاصد و اهداف

-پیوند اطلاعات برنامه ریزی راهبردی با بودجه

-توسعه و یکپارچه سازی شاخص های عملکرد در چارچوب بودجه

-گزارش نتایج براساس شاخص های عملکرد

 

فواید بودجه ریزی عملیاتی

به لحاظ نظری،بودجه ریزی عملیاتی کیفیت خدمات و برنامه ها را افزایش می دهد.فرایند بودجه ریزی عملیاتی در پی پاسخ گویی به این پرسش هاست:جایگاه کنونی ما کجاست؟ می خواهیم کجا باشیم؟ چگونه باید به این هدف برسیم؟ چگونه باید پیشرفت خود را بسنجیم؟

و فواید دیگر بودجه ریزی عملیاتی :

-افزایش پاسخ گویی وکارایی

-ارتقاء روز افزون اطلاعات سیاست گزارن درباره ی خدمات و برنامه های دولت

-بهبود مدیریت عمومی

-بهبود ارزیابی برنامه ها

-شناسایی فرصت های همکاری های بین سازمانی

-بهبود ارتباط سازمان ها با شهروندان

 

الزامات بودجه ریزی عملیاتی

بودجه ریزی عملیاتی دارای مراحلی است که به لحاظ تقدم و تاخر دارای اهمیت اند.

مرحله اول:جلب موافقت وتعهد نقش افرینان اصلی

بستر سازی،ایجاد زمینه و فقط چارچوب حمایتی در قالب دو رویکرد اصلی برای ایجاد ساختارهای لازم بلندمدت بودجه ریزی عملیاتی محسوب می شوند.رویکرد اول ناظر بر دستور العمل ها،یا قوانین اجباری است که مبدا ان قوه ی مقننه است ورویکرد دوم،رویکرد «پایین به بالا» است که به دنبال اجماع در سطوح پایین سازمان هاست.در این رویکرد براساس یک برنامه ازمایشی نظام بودجه ریزی ۲ گانه ای مورد استفاده قرار می گیرد که در ان برخی از بخش ها شیوه های سنتی و برخی دیگر بودجه ریزی عملیاتی را به کار می گیرند.فقدان اجماع در سطوح مختلف سازمان ممکن است به یکی از نتایج زیر منجر شود:

-مدیریت سنجش عملکرد به عنوان یک الزام اساسی بودجه ریزی عملیاتی تنها در سطح  «کاغذ بازی» باقی بماند و از اطلاعات ان برای بهبود برنامه استفاده نشود.

-قوه مقننه بدون توجه به ارزش اطلاعات عملکرد به ادامه بودجه ریزی سنتی روی اورد.

مشارکت به هنگام طرف های ذی نفع در توسعه راهبردها به عنوان یکی دیگر از الزامات بودجه ریزی عملیاتی،می تواند اجماع در مورد شاخص های عملکرد و پایبندی به انها را تهسیل کند.

عملیاتی کردن بودجه نباید منافع ذی نفعان اصلی(سازمان مرکزی بودجه و برخی از دستگاه های دولتی خاص) را نادیده بگیرد.

مرحله دوم:تنظیم برنامه ی زمانی برای اجرا

در اجرا برنامه زمانی باید با تهیه کنندگان و تصویب کنندگان به عنوان کاربران اطلاعات بودجه ای مشورت کرد.یک برنامه ی زمانی باید موارد زیر را در برگیرد:

-ابلاغ دستور العمل ها ی بودجه به سازمان ها

-نظرخواهی از شهروندان

-تکمیل اسناد بودجه ای که سازمان ها تحویل می دهند

-برگزاری جلسات با نمایندگان برای تشریح اسناد بودجه ای

-ارجاع پیش نویس بودجه به مجلس

-معرفی ابعاد پیشنهاد جدید بودجه ای

-تصویب بودجه

-ابلاغ بودجه

برنامه ی زمانی باید واقع بینانه تنظیم شود.

 

عوامل موثر بر طول دوره ی اجرا

به طور کلی ،گستردگی حوزه ی فعالیت سازمان ها و پیچیدگی فرایند بودجه ریزی برزمان مورد نیاز برای اجرا تاثیر چشمگیری دارد.سایه عوامل موثر برطول دوره اجرا:

-وضع قوانین مربوط (نیاز،یا عدم نیاز به وضع قوانین جدید)

-وضعیت برنامه راهبردی (میزان شفافیت ان )

-اشنایی و تجربه ی سازمان با سنجش عملکرد

-پیچیدگی سیستم های داده های موجود

برای اجرا بودجه ریزی عملیاتی دو روش تدریجی و روش تمام عیار یا یکباره وجود دارد.اگر رویکرد تدریجی بر گزیده شود تصمیم بعدی ،انتخاب سازمان خواهد بود.در این انتخاب باید معیارهای زیر را در نظر گرفت:

-پذیرش تغییر

-سهولت سنجش:باید سعی کرد سنجش را از سازمان هایی اغاز کرد که کمی سازی نتایج کار انها اسان تر باشد.

-حجم بودجه ی سازمان

 

مزایا و معایب رویکرد تدریجی

مزایا:

-فرصت ازمون و اصلاح سیستم را فراهم می کند.

-می تواند قبل از اجرا کامل، مشکلات را پیش بینی کند.

-امکان جلب حمایت سازمان های غیر ازمایشی را فراهم می اورد.

 

معایت:

-در کل زمان اجرا ان طولانی است.

-ممکن است مجریان،نیرو وانگیزه ی اولیه خود را از دست بدهند.

-اجرای هم زمان دو سیستم  بودجه دشوار است.

درباره‌ی پرهام پارسا

.:: شما به دنیا آمده اید که کسی باشید که خود، خودتان را طراحی میکنید ::.اگر بارها و بارها وبارها شکست خوردید، دست رد به سینه تان زدند، اگر گفتند “روی من حساب کن” و دیگه از آنها خبری نشد؛ هرگز به خودتان نگویید این پایان کار است. به خودتان بگویید هنوز تمام نشده، آنقدر ادامه میدهم تا زمانی که پیروز شوم

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Security Code(کد امنیتی): *